Do zadań stanowiska pracy ds. organizacyjno-administracyjnych i kadr należy:

1) w zakresie spraw kadrowych:

1. prowadzenie spraw związanych z doskonaleniem zawodowym i szkoleniami pracowników Urzędu;

2. prowadzenie opieki nad osobami odbywającymi staż lub praktykę w Urzędzie;

3. prowadzenie spraw związanych z przyznawaniem odznaczeń państwowych;

4. sporządzanie zeznań świadków dotyczące okresów zatrudnienia w gospodarstwie rolnym na potrzeby ZUS;

5. prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz innych spraw kadrowych w tym:

• prowadzenie spraw osobowych w zakresie: ewidencji urlopów pracowniczych i ich wykorzystania, list obecności w pracy, kart ewidencji czasu pracy pracowników, książki wyjść służbowych i prywatnych;

• prowadzenie akt osobowych pracowników Urzędu Gminy, kierowników jednostek organizacyjnych oraz osób zatrudnionych w ramach prac interwencyjnych i robót publicznych;

• przestrzeganie terminów badań okresowych pracowników oraz szkoleń w zakresie bhp i p.poż.,

• sporządzanie danych do sprawozdań Z-03 i Z-06;

6. wydawanie zaświadczeń w sprawach będących w kompetencji stanowiska pracy;

2) w zakresie spraw organizacyjno-administracyjnych:

1. załatwianie spraw związanych z przyjmowaniem i wysyłaniem korespondencji oraz przesyłek;

2. prowadzenie ogólnego rejestru pism przychodzących;

3. odbiór bieżący i sprawdzanie poczty elektronicznej kierowanej na oficjalną skrzynkę Urzędu;

4. rozdzielanie korespondencji przychodzącej na poszczególne stanowiska pracy;

5. prowadzenie kancelarii ogólnej;

6. obsługa faksu i łączenie rozmów telefonicznych na poszczególne stanowiska pracy;

7. obsługa interesantów w zakresie udzielania kompleksowych informacji;

8. prowadzenie rejestru skarg i wniosków oraz książki kontroli;

9. prowadzenie ewidencji wyjść służbowych i prywatnych;

10. zaopatrywanie Urzędu w niezbędny sprzęt i wyposażenie - w tym materiały biurowe, kancelaryjne i środki czystości;

11. realizacja zakupów zgodnie z ustawą o zamówieniach publicznych;

12. prowadzenie gospodarki materiałów biurowych, kancelaryjnych i środków czystości;

13. prowadzenie rejestru pieczęci urzędowych, ich zamawianie, wydawanie i niszczenie;

14. prowadzenie rejestru;

• umów zlecenia,

• umów o dzieło,

15. prenumerata czasopism oraz zaopatrywanie Urzędu w wydawnictwa specjalistyczne i fachowe;

16. prowadzenie zbiorów przepisów gminnych oraz zbioru przepisów ogólnie obowiązujących;

17. prowadzenie i utrzymywanie w stałej aktualności zbioru informacji adresowych i telefonicznych niezbędnych dla pracy Urzędu;

18. koordynowanie pracy pracownika zatrudnionego na stanowisku pracownika gospodarczego;

19. opracowywanie wymaganej sprawozdawczości w ramach prowadzonych spraw;

20. prowadzenie archiwum zakładowego w tym;

    • przyjmowanie dokumentacji z poszczególnych komórek organizacyjnych,

    • przechowywanie i zabezpieczanie przejętej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji,

    • udostępnianie dokumentacji osobom upoważnionym,

    • przekazywanie materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego,

    • inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej,

    • sporządzanie rocznego sprawozdanie z wykonania czynności służbowych i zadań archiwum zakładowego.

21. obsługa sekretariatu Wójta w tym;

• sporządzanie protokołu z narad i spotkań Wójta z pracownikami;

• sprawowanie obsługi kancelaryjnej i techniczno-biurowej Wójta;

22. prowadzenie ewidencji wyposażenia biur i pomieszczeń w środki trwałe,

23. prowadzenie spraw socjalnych pracowników w Urzędzie,

24. współpraca z wojewódzkim oraz powiatowym urzędem pracy.

Jadwiga Sućko, tel. 091 39 103 90, ug@osina.pl