|
Zarządzenie Nr 82/2007
Wójta Gminy Osina
z dnia 31 grudnia 2007 r.
w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy Osina.
Na podstawie art. 33 ust. 2 oraz art. 40 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001r. Nr 142 poz. 1591 z późn. zm.), zarządzam co następuje:
Rozdział I
Postanowienia ogólne
§ 1. Regulamin organizacyjny Urzędu Gminy Osina, zwany dalej „Regulaminem”, określa:
1) zakres działania i zadania Urzędu;
2) organizację wewnętrzną Urzędu;
3) zasady funkcjonowania Urzędu,
4) zakres działania kierownictwa Urzędu, referatu i poszczególnych stanowisk pracy w Urzędzie.
§ 2. Ilekroć w regulaminie jest mowa o: Gminie, Radzie, Wójcie, Sekretarzu, Skarbniku, Urzędzie – należy przez to rozumieć odpowiednio: Gminę Osina, Radę Gminy Osina, Wójta Gminy Osina, Sekretarza Gminy Osina, Skarbnika Gminy Osina i Urząd Gminy Osina.
Rozdział II
Zakres działania i zadania Urzędu.
§ 3. 1. Urząd jest aparatem pomocniczym Wójta, przy pomocy którego Wójt wykonuje swoje zadania.
2. Urząd jest jednostką budżetową Gminy.
3. Siedziba Urzędu mieści się w budynku nr 62 w miejscowości Osina.
4. Urząd jest pracodawcą dla zatrudnionych w nim pracowników.
5. Status prawny pracowników samorządowych zatrudnionych w Urzędzie określa ustawa z dnia 22 marca 1990 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2001r. Nr 142 poz. 1593 ze zm.).
6. Prawa i obowiązki pracodawcy, pracowników Urzędu, zasady dyscypliny pracy oraz inne sprawy związane ze stosunkiem pracy określa regulamin pracy Urzędu.
§ 4. 1. Do zakresu działania Urzędu należy zapewnienie warunków należytego wykonywania spoczywających na Gminie:
1) zadań własnych,
2) zadań zleconych,
3) zadań wykonywanych na podstawie porozumienia z organami administracji rządowej (zadań powierzonych),
4) zadań publicznych powierzonych gminie w drodze porozumień zawartych z organami jednostek samorządu terytorialnego.
§ 5. 1. Do zadań Urzędu należy zapewnienie pomocy organom Gminy w wykonywaniu ich zadań i kompetencji.
2. W szczególności do zadań Urzędu należy:
1) przygotowywanie materiałów niezbędnych do podejmowania uchwał, wydawania decyzji, postanowień i innych aktów z zakresu administracji publicznej oraz podejmowania innych czynności prawnych przez organy Gminy;
2) wykonywanie - na podstawie udzielonych upoważnień - czynności faktycznych wchodzących w zakres zadań Gminy;
3) zapewnienie organom Gminy możliwości przyjmowania, rozpatrywania oraz załatwiania skarg i wniosków;
4) przygotowywanie uchwalenia i wykonywania budżetu Gminy oraz innych aktów organów Gminy;
5) realizacja innych obowiązków i uprawnień wynikających z przepisów prawa oraz uchwał i zarządzeń organów Gminy,
6) zapewnienie warunków organizacyjnych do odbywania sesji Rady i posiedzeń jej komisji;
7) prowadzenie zbioru przepisów gminnych dostępnego do powszechnego wglądu w siedzibie Urzędu;
8) wykonywanie prac kancelaryjnych zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa, a w szczególności:
a) przyjmowanie, rozdział, przekazywanie i wysyłanie korespondencji,
b) prowadzenie wewnętrznego obiegu akt,
c) przechowywanie akt,
d) przekazywanie akt do archiwów,
9) realizacja obowiązków i uprawnień służących Urzędowi jako pracodawcy - zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa pracy.
Rozdział III
Wewnętrzna Struktura Organizacyjna Urzędu.
§ 6. 1. Strukturę organizacyjną Urzędu tworzą:
1) kierownictwo Urzędu:
a) Wójt Gminy,
b) Sekretarz Gminy – „SG”,
c) Skarbnik Gminy - Główny Księgowy Budżetu, będący jednocześnie kierownikiem referatu finansowo-budżetowego – „Fn” oraz
2) referat i samodzielne stanowiska pracy:
a) Referat finansowo-budżetowy, w skład którego wchodzą następujące stanowiska pracy:
- stanowisko pracy ds. księgowości finansowo-budżetowej - „Fn-I”,
- stanowisko pracy ds. podatków i opłat - „Fn-II”,
- stanowisko pracy ds. księgowości podatkowej, egzekucji i płac - „Fn - III”,
b) Urząd Stanu Cywilnego – samodzielne stanowisko pracy ds. obywatelskich i ewidencji ludności – „USC”,
c) Samodzielne stanowisko pracy ds. organizacyjno-administracyjnych i kadr – „Or”,
d) Samodzielne stanowisko pracy ds. obsługi organów Gminy, działalności gospodarczej, kultury i zdrowia – „RG” oraz „DGKZ”,
e) Samodzielne stanowisko pracy ds. funduszy zewnętrznych, promocji, turystyki i sportu – „FPTS”,
f) Samodzielne stanowisko pracy ds. budownictwa, inwestycji, gospodarki komunalnej, planowania przestrzennego i zamówień publicznych – „BIPP”,
g) Samodzielne stanowisko pracy ds. zarządzania kryzysowego, obrony cywilnej i ochrony środowiska – „ZKOŚ”,
h) Samodzielne stanowisko pracy ds. rolnictwa, gospodarki nieruchomościami i geodezji – „RGNG”,
i) Samodzielne stanowisko pracy ds. informatycznych – „IT”,
j) Komendant Gminny Ochrony Przeciwpożarowej – „KGOP”,
k)stanowiska gospodarcze.
§ 7. 1. W Urzędzie tworzy się Pion Ochrony Informacji Niejawnych (POIN).
2. W skład POIN ochrony wchodzi:
1) pełnomocnik ds. ochrony informacji niejawnych – którego funkcję pełni Sekretarz Gminy – „PO”;
2) kierownik kancelarii tajnej – inspektor bezpieczeństwa teleinformatycznego – którego funkcję pełni pracownik zatrudniony na stanowisku pracy ds. zarządzania kryzysowego, obrony cywilnej i ochrony środowiska – „KKT;
3) administrator systemu teleinformatycznego – którego funkcję pełni pracownik zatrudniony na stanowisku pracy ds. informatycznych – „AST”.
Rozdział IV.
Zasady funkcjonowania Urzędu
§ 8. Urząd działa według następujących zasad:
1) praworządności;
2) służebności wobec społeczności lokalnej;
3) racjonalnego gospodarowania mieniem publicznym;
4) jednoosobowego kierownictwa;
5) kontroli wewnętrznej;
6) podziału zadań pomiędzy kierownictwo Urzędu i poszczególne komórki organizacyjne Urzędu oraz wzajemnego współdziałania.
§ 9. Pracownicy Urzędu w wykonywaniu swoich obowiązków i zadań Urzędu działają na podstawie i w granicach prawa oraz obowiązani są do ścisłego jego przestrzegania.
§ 10. 1. Gospodarowanie środkami rzeczowymi odbywa się w sposób racjonalny, celowy i oszczędny, z uwzględnieniem zasady szczególnej staranności w zarządzaniu mieniem komunalnym.
2. Zakupy i inwestycje dokonywane są po wyborze najkorzystniejszej oferty, zgodnie z przepisami dotyczącymi zamówień publicznych lub ustawy o finansach publicznych.
§ 11. 1. Jednoosobowe kierownictwo zasadza się na jednolitości poleceniodawstwa i służbowego podporządkowania, podziału czynności na poszczególnych pracowników oraz ich indywidualnej odpowiedzialności za wykonanie powierzonych zadań.
2. Urzędem kieruje Wójt przy pomocy Zastępcy Wójta, Sekretarza i Skarbnika, którzy ponoszą odpowiedzialność przed Wójtem za realizację swoich zadań.
§ 12. 1. Wszystkie komórki organizacyjne Urzędu realizują zadania wynikające z przepisów prawa i Regulaminu w zakresie ich właściwości rzeczowej.
2. Wszystkie komórki organizacyjne Urzędu są zobowiązane do współdziałania ze sobą, w szczególności w zakresie wymiany informacji i wzajemnych konsultacji.
Rozdział V
Kierownictwo Urzędu Gminy
§ 13. 1. Wójt kieruje Urzędem przy pomocy Sekretarza i Skarbnika, zapewniając:
1) prawidłowe wykonywanie zadań przez wybór form i metod pracy komórek organizacyjnych i stanowisk pracy;
2) ustalanie zakresów czynności pracownikom Urzędu;
3) stosowanie właściwej polityki kadrowej;
4) organizację kontroli i egzekwowanie wniosków pokontrolnych;
5) przestrzeganie dyscypliny pracy;
6) właściwe i terminowe załatwianie spraw obywateli, w tym również skarg.
2. Do kompetencji Wójta ponadto należy:
1) reprezentowanie Urzędu na zewnątrz;
2) prowadzenie bieżących spraw Gminy;
3) podejmowanie czynności w sprawach z zakresu prawa pracy i wyznaczanie innych osób do podejmowania tych czynności;
4) wykonywanie uprawnień zwierzchnika służbowego wobec wszystkich pracowników Urzędu;
5) zapewnianie przestrzegania prawa przez wszystkie komórki organizacyjne Urzędu oraz jego pracowników;
6) koordynowanie działalności komórek organizacyjnych Urzędu oraz organizowanie ich współpracy;
7) rozstrzyganie sporów pomiędzy poszczególnymi komórkami organizacyjnymi w szczególności dotyczącymi podziału zadań;
8) udzielanie odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych, o ile Statut Gminy nie stanowi inaczej;
9) czuwanie nad tokiem i terminowością wykonywania zadań Urzędu;
10) upoważnianie swojego Zastępcy, Sekretarza lub innych pracowników Urzędu do wydawania w jego imieniu decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej;
11) ogólny nadzór nad prawidłowym wykonywaniem przez pracowników Urzędu czynności kancelaryjnych;
12) wykonywanie innych zadań zastrzeżonych dla Wójta przez przepisy prawa i Regulamin oraz uchwały Rady.
3. Sekretarz Gminy podejmuje czynności kierownika Urzędu pod nieobecność Wójta.
§ 14. 1. Sekretarz Gminy wykonuje zadania powierzone przez Wójta oraz zapewnia warunki sprawnego działania Urzędu.
2. Do zadań Sekretarza należy:
1) w zakresie spraw ogólnych:
a) zapewnienie zgodności wydawanych decyzji i działania Urzędu z obowiązującymi przepisami prawa;
b) organizowanie pracy Urzędu i koordynowanie działań podejmowanych przez poszczególne komórki organizacyjne i stanowiska pracy;
c) nadzór nad przestrzeganiem instrukcji kancelaryjnej i jednolitego rzeczowego wykazu akt;
d) organizowanie współdziałania z sołectwami oraz jednostkami organizacyjnymi Gminy;
e) nadzór nad przestrzeganiem zasad rzetelnego i terminowego załatwiania spraw obywateli;
f) nadzór merytoryczny nad biuletynem informacji publicznej;
g) zapewnienie skutecznego sposobu publikacji prawa miejscowego, obwieszczeń oraz wszelkich informacji o charakterze publicznym na terenie Gminy;
h) inicjowanie i tworzenie warunków do podnoszenia kwalifikacji pracowników samorządowych;
i) zapewnienie obsługi prawnej Urzędu;
j) wydawanie wymaganych zaświadczeń i poświadczeń urzędowych;
k) koordynacja i organizacja spraw związanych z wyborami, referendami i spisami;
l) prowadzenie spraw dotyczących oświaty;
m) nadzór nad przestrzeganiem zasad realizacji zamówień publicznych;
n) nadzór nad przestrzeganiem instrukcji określającej sposób zarządzania systemem informatycznym;
o) nadzór nad właściwym zabezpieczeniem sprzętu oraz pomieszczeń, w których przetwarzane są dane osobowe;
p) podejmowanie odpowiednich działań w celu właściwego zabezpieczenia danych;
2) w zakresie oświaty - prowadzenie spraw związanych z zadaniami Gminy jako organu prowadzącego gminne placówki oświatowe, a w szczególności spraw dotyczących:
a) tworzenia, przekształcania i likwidowania gminnych jednostek oświatowych,
b) utrzymywania tych jednostek,
c) współpraca z Kuratorium Oświaty jako organem nadzoru pedagogicznego,
d) prowadzenie procedury nadawania stopnia awansu zawodowego nauczyciela mianowanego,
e) zapewnienie warunków organizacyjnych i finansowych do pełnej realizacji programów nauczania i innych zadań statutowych placówek oświatowych prowadzonych przez Gminę,
f) tworzenie warunków materialnych dla prawidłowego funkcjonowania placówek oświatowych, w tym nadzór i kontrola realizacji godzin ponad wymiarowych oraz przyznanych środków na zajęcia pozalekcyjne,
g) nadzór nad organizacją dowozu uczniów,
h) nadzór nad realizacją obowiązku szkolnego i obowiązku nauki zgodnie z ustawą o systemie oświaty,
i) przygotowywanie sprawozdań, ocen i analiz w zakresie oświaty,
j) przygotowywanie konkursów na stanowisko dyrektora szkoły,
k) opracowywanie projektów regulaminu wynagradzania nauczycieli, pomocy zdrowotnej nauczycieli itp.
§ 15. 1. Skarbnik Gminy wykonuje funkcję głównego księgowego budżetu.
2. Do zadań Skarbnika Gminy należy:
1) kierowanie pracą referatu finansowo-budżetowego;
2) opracowywanie projektu budżetu Gminy oraz sprawozdanie z jego realizacji;
3) opracowywanie projektów uchwał w sprawie zmian w budżecie;
4) kontrasygnata czynności prawnych mogących powodować powstanie zobowiązań pieniężnych;
5) wykonywanie budżetu i organizowanie gospodarki finansowej Gminy;
6) opiniowanie decyzji wywołujących skutki finansowe dla budżetu;
7) opracowywanie okresowych analiz i sprawozdań o sytuacji finansowej Gminy i zgłaszanie propozycji Wójtowi i Radzie Gminy;
8) kontrola gospodarki finansowej jednostek budżetowych oraz sołectw;
9) prowadzenie księgowości i ewidencji majątku Gminy;
10) koordynacja oraz nadzór nad zakupem środków trwałych;
11) wykonywanie określonych przepisami prawa obowiązków w zakresie rachunkowości;
12) nadzór nad przestrzeganiem zasad realizacji zamówień publicznych;
13) nadzór w zakresie finansowym nad dokumentacją prowadzoną w związku z robotami publicznymi i pracami interwencyjnymi oraz współpraca w tej mierze z urzędami pracy;
14) wykonywanie innych zadań przewidzianych przepisami prawa oraz zadań wynikających z poleceń lub upoważnień Wójta.
Rozdział VI
Zadania komórek organizacyjnych i stanowisk pracy
§ 16. Do wspólnych zadań komórek organizacyjnych i stanowisk pracy należy przygotowywanie materiałów oraz podejmowanie czynności organizacyjnych na potrzeby organów Gminy, a w szczególności:
1) opracowywanie projektów uchwał, wnoszonych pod obrady Rady Gminy;
2) przygotowywanie projektów zarządzeń Wójta;
3) współdziałanie ze Skarbnikiem przy opracowywaniu projektu budżetu, wykonywanie budżetu oraz przygotowywanie sprawozdań z finansowej działalności Gminy;
4) inicjowanie i podejmowanie przedsięwzięć organizacyjnych w celu zapewnienia właściwej i terminowej realizacji zadań określonych w programach gospodarczych i budżecie Gminy, a także przedsięwzięć na rzecz poprawy efektywności wykorzystania środków budżetowych i pozabudżetowych oraz pozyskiwania dodatkowych wpływów budżetowych;
5) przygotowywanie sprawozdań, ocen, analiz i bieżących informacji o realizacji zadań;
6) współdziałanie z organami kontroli państwowej, społecznej i organami ścigania;
7) wykonywanie zadań związanych z przeprowadzaniem masowych badań statystycznych, zapewniających wykonywanie zadań określonych w aktach prawnych organów administracji rządowej, samorządowej oraz w uchwałach Rady Gminy;
8) współpraca z podmiotami gospodarczymi, jednostkami i instytucjami w zakresie realizacji gospodarki lokalnej;
9) przygotowywanie decyzji w sprawach indywidualnych w zakresie zadań własnych Gminy oraz w zakresie administracji rządowej wynikających z ustaw;
10) dbanie o interesy majątkowe Gminy w ramach postępowania egzekucyjnego w administracji i postępowania cywilnego;
11) usprawnianie organizacji metod i form pracy na rzecz terminowego załatwiania spraw obywateli;
12) organizacja i podejmowanie niezbędnych przedsięwzięć w zakresie ochrony tajemnicy państwowej, służbowej i skarbowej;
13) rozpatrywanie skarg kierowanych do Wójta, badając ich zasadność i przyczyny;
14) dbałość o należyte i terminowe załatwianie skarg. Przyjmowanie interesantów i udzielanie im wyjaśnień;
15) współpraca z jednostkami administracji samorządowej, rządowej i pozarządowej;
16) przestrzeganie prawidłowej realizacji przepisów o zamówieniach publicznych;
17) przygotowywanie projektów pism odpowiedzi i wyjaśnień dotyczących spraw podejmowanych przez Radę Gminy;
18) stosowanie obowiązującego jednolitego rzeczowego wykazu akt;
19) stosowanie zasad dotyczących wewnętrznego obiegu akt.
§ 17. Do zadań referatu finansowo-budżetowego należy w szczególności:
1) opracowywanie programów gospodarczych i prognoz finansowych dla Gminy;
2) sporządzanie projektu rocznego budżetu Gminy, jednostek budżetowych i jednostek pomocniczych oraz przedkładanie go w obowiązującym terminie do uchwalenia;
3) prowadzenie funduszy celowych i innych funduszy Gminy;
4) realizacja budżetu oraz okresowe informowanie organów Gminy o przebiegu jego realizacji;
5) przygotowywanie na podstawie uchwały budżetowej układu wykonawczego budżetu Gminy;
6) przygotowywanie materiałów niezbędnych do sprawozdawczości i sporządzanie sprawozdań;
7) rozliczanie inwentaryzacji;
8) dokonywanie wyceny aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego;
9) wykonywanie zadań wynikających z ustawy Ordynacja podatkowa i rozporządzeń wydawanych na podstawie tych przepisów;
10) prowadzenie spraw podatków, opłat i innych wpływów (wymiar, egzekucja, stosowanie ulg, ewidencja) oraz prowadzenie kontroli w tym zakresie;
11) prowadzenie gospodarki funduszami będącymi w dyspozycji Gminy;
12) przyjmowanie i sprawdzanie pod względem formalnym i rachunkowym dowodów finansowo-księgowych oraz przygotowywanie ich do realizacji i zapłaty;
13) ewidencjonowanie i rozliczanie wpłat i wypłat z tytułu umów cywilnoprawnych;
14) prowadzenie ewidencji księgowej w zakresie dochodów realizowanych wydatków bieżących i inwestycyjnych oraz sum depozytowych;
15) przygotowywanie projektów uchwał w sprawach majątkowych należących do kompetencji Rady Gminy;
16) prowadzenie działalności kontrolnej gospodarki finansowej jednostek budżetowych i sołectw;
17) współpraca z regionalną izbą obrachunkową, urzędem skarbowym, bankami obsługującymi Urząd;
18) prowadzenie obsługi wynagrodzeń pracowniczych, a w tym:
a) obliczanie wynagrodzeń za pracę i inne świadczenia związane z pracą, sporządzanie list wynagrodzeń oraz list wypłat zasiłków z ubezpieczenia społecznego,
b) ewidencjonowanie wynagrodzeń pracowniczych i nagród oraz rejestrowanie dokonywanych wpłat,
c) naliczanie i rozliczanie podatku dochodowego od osób fizycznych oraz składek na ubezpieczenie społeczne,
d) sporządzanie zaświadczeń i dokonywanie wpisów o wysokości zarobków w odpowiednich dokumentach;
19) prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem społecznym pracowników oraz emerytalno-rentowym;
20) prowadzenie spraw płacowych organów Gminy;
21) prowadzenie księgowości i ewidencji majątku Gminy;
22) prowadzenie obsługi finansowo-księgowej przychodów i wydatków funduszy celowych między innymi zakładowego funduszu świadczeń socjalnych;
23) prowadzenie obsługi gospodarczej Urzędu i pracowników w zakresie finansowo-księgowym;
24) współpraca z Powiatowym Urzędem Pracy – rozliczanie wynagrodzeń pracowników zatrudnionych w ramach prac interwencyjnych i robót publicznych.
§ 18. Do zadań stanowiska pracy ds. obywatelskich i ewidencji ludności należy:
1) w zakresie Urzędu Stanu Cywilnego:
a) rejestracja urodzin, małżeństw oraz zgonów i innych zdarzeń mających wpływ na stan cywilny osób,
b) sporządzanie aktów stanu cywilnego i prowadzenia ksiąg stanu cywilnego,
c) sporządzanie i wydawanie odpisów aktów stanu cywilnego oraz zaświadczeń,
d) przechowywanie i konserwacja ksiąg stanu cywilnego oraz akt zbiorowych,
e) przyjmowania oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński oraz innych oświadczeń zgodnie z przepisami Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego,
f) wykonywanie zadań wynikających z Konkordatu;
2) w zakresie spraw obywatelskich i ewidencji ludności:
a) prowadzenie spraw w zakresie ewidencji ludności i dowodów osobistych,
b) przestrzeganie zasad o ochronie danych osobowych,
c) współpraca ze stacją łączności komputerowej PESEL,
d) zameldowania i wymeldowania na pobyt stały i czasowy,
e) współpraca z policją, zakładami pracy, sołtysami wsi w sprawie przestrzegania dyscypliny meldunkowej,
f) wydawanie i obsługa dowodów osobistych,
g) prowadzenie spraw wojskowych – uczestnictwo w poborze i rejestracji przedpoborowych,
h) wydawanie decyzji żołnierzom uznanym za posiadających na wyłącznym utrzymaniu członków rodziny,
i) wydawanie zezwoleń na prowadzenie i nadzorowanie zbiórek publicznych,
j) aktualizacja i prowadzenie stałego rejestru spisów wyborców,
k) sprawy związane z przyznawaniem odznaczeń za długoletnie pożycie małżeńskie,
l) prowadzenie spraw wynikających z ustawy o obywatelstwie polskim polegającym na stwierdzeniu posiadania lub utraty obywatelstwa polskiego
m) współpraca z instytucjami i jednostkami nie podporządkowanymi w zakresie ewidencji ludności,
n) współpraca z organami sądowymi w sprawie eksmisji z lokali mieszkalnych;
o) współpraca ze stanowiskiem ds. rolnictwa, gospodarki nieruchomościami i geodezji w sprawach związanych z ustalaniem nazw miejscowości, ulic i numeracji porządkowej nieruchomości.
§ 19. Do zadań stanowiska pracy ds. organizacyjno-administracyjnych i kadr należy:
1) w zakresie spraw kadrowych:
a) prowadzenie spraw związanych z doskonaleniem zawodowym i szkoleniami pracowników Urzędu;
b) prowadzenie opieki nad osobami odbywającymi staż lub praktykę w Urzędzie;
c) prowadzenie spraw związanych z przyznawaniem odznaczeń państwowych;
d) sporządzanie zeznań świadków dotyczące okresów zatrudnienia w gospodarstwie rolnym na potrzeby ZUS;
e) prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz innych spraw kadrowych w tym:
· prowadzenie spraw osobowych w zakresie: ewidencji urlopów pracowniczych i ich wykorzystania, list obecności w pracy, kart ewidencji czasu pracy pracowników, książki wyjść służbowych i prywatnych;
· prowadzenie akt osobowych pracowników Urzędu Gminy, kierowników jednostek organizacyjnych oraz osób zatrudnionych w ramach prac interwencyjnych i robót publicznych;
· przestrzeganie terminów badań okresowych pracowników oraz szkoleń w zakresie bhp i p.poż.,
· sporządzanie danych do sprawozdań Z-03 i Z-06;
f) wydawanie zaświadczeń w sprawach będących w kompetencji stanowiska pracy;
2) w zakresie spraw organizacyjno-administracyjnych:
a) załatwianie spraw związanych z przyjmowaniem i wysyłaniem korespondencji oraz przesyłek;
b) prowadzenie ogólnego rejestru pism przychodzących;
c) odbiór bieżący i sprawdzanie poczty elektronicznej kierowanej na oficjalną skrzynkę Urzędu;
d) rozdzielanie korespondencji przychodzącej na poszczególne stanowiska pracy;
e) prowadzenie kancelarii ogólnej;
f) obsługa faksu i łączenie rozmów telefonicznych na poszczególne stanowiska pracy;
g) obsługa interesantów w zakresie udzielania kompleksowych informacji;
h) prowadzenie rejestru skarg i wniosków oraz książki kontroli;
i) prowadzenie ewidencji wyjść służbowych i prywatnych;
j) zaopatrywanie Urzędu w niezbędny sprzęt i wyposażenie - w tym materiały biurowe, kancelaryjne i środki czystości;
k) realizacja zakupów zgodnie z ustawą o zamówieniach publicznych;
l) prowadzenie gospodarki materiałów biurowych, kancelaryjnych i środków czystości;
m) prowadzenie rejestru pieczęci urzędowych, ich zamawianie, wydawanie i niszczenie;
n) prowadzenie rejestru;
· umów zlecenia,
· umów o dzieło,
o) prenumerata czasopism oraz zaopatrywanie Urzędu w wydawnictwa specjalistyczne i fachowe;
p) prowadzenie zbiorów przepisów gminnych oraz zbioru przepisów ogólnie obowiązujących;
q) prowadzenie i utrzymywanie w stałej aktualności zbioru informacji adresowych i telefonicznych niezbędnych dla pracy Urzędu;
r) koordynowanie pracy pracownika zatrudnionego na stanowisku pracownika gospodarczego;
s) opracowywanie wymaganej sprawozdawczości w ramach prowadzonych spraw;
t) prowadzenie archiwum zakładowego w tym;
· przyjmowanie dokumentacji z poszczególnych komórek organizacyjnych,
· przechowywanie i zabezpieczanie przejętej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji,
· udostępnianie dokumentacji osobom upoważnionym,
· przekazywanie materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego,
· inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej,
· sporządzanie rocznego sprawozdanie z wykonania czynności służbowych i zadań archiwum zakładowego.
u) obsługa sekretariatu Wójta w tym;
· sporządzanie protokołu z narad i spotkań Wójta z pracownikami;
· sprawowanie obsługi kancelaryjnej i techniczno-biurowej Wójta;
v) prowadzenie ewidencji wyposażenia biur i pomieszczeń w środki trwałe,
w) prowadzenie spraw socjalnych pracowników w Urzędzie,
x) współpraca z wojewódzkim oraz powiatowym urzędem pracy.
§ 20. Do zadań stanowiska pracy ds. obsługi organów Gminy, działalności gospodarczej, kultury i zdrowia należy:
1) w zakresie obsługi organów Gminy:
a) obsługa kancelaryjna i organizacyjno-techniczna organów Gminy w tym:
· organizowanie posiedzeń rady Gminy, komisji i organów Gminy oraz przygotowywanie materiałów na posiedzenia,
· prowadzenie ewidencji uchwał rady Gminy, przedstawianie ich wojewodzie i regionalnej izbie obrachunkowej,
b) prowadzenie rejestru zarządzeń Wójta,
c) prowadzenie spraw osobowych radnych,
d) prowadzenie rejestru wniosków, zapytań i interpelacji składanych przez radnych oraz rejestrów wniosków i opinii komisji Rady,
e) zapewnienie pomocy radnym w sprawach związanych z wykonywaniem mandatu,
f) udostępnianie zainteresowanym protokołów z sesji, uchwał rady,
g) przygotowywanie projektów pism, odpowiedzi i wyjaśnień oraz przedkładanie ich do podpisu Przewodniczącemu Rady Gminy bądź Wójtowi,
h) organizowanie współpracy z sołectwami oraz organizacja wyborów organów sołectw,
i) prowadzenie rejestru skarg i wniosków kierowanych do Przewodniczącego Rady oraz nadawanie biegu ich załatwiania,
j) koordynowanie prac związanych z udziałem Gminy w związkach i porozumieniach międzygminnych;
2) w zakresie obsługi działalności gospodarczej:
a) inicjowanie przedsięwzięć gospodarczych i prowadzenie działalności informacyjnej o potrzebach i możliwościach Gminy,
b) realizacja zadań wynikających z ustawy o swobodzie działalności gospodarczej,
c) prowadzenie ewidencji działalności gospodarczej;
3) w zakresie kultury:
a) inicjowanie i podejmowanie działań w zakresie realizacji imprez kulturalnych
b) prowadzenie spraw związanych z biblioteką m.in. nadawania statutu i zapewnienia właściwych warunków działania,
c) współdziałanie z instytucjami kultury;
d) inicjowanie i wspieranie przedsięwzięć mających na celu upowszechnianie kultury;
4) w zakresie zdrowia:
a) prowadzenie spraw przeciwdziałania alkoholizmowi i narkomanii,
b) prowadzenie spraw związanych z ochroną zdrowia mieszkańców Gminy;
c) prowadzenie spraw związanych z ochroną zdrowia na terenie Gminy w tym
współpraca z Zakładami Opieki Zdrowotnej i Ośrodkiem Zdrowia na terenie Gminy,
d) zabezpieczenie warunków do realizacji ochrony zdrowia mieszkańców Gminy,
e) organizacja bezpłatnych akcji badań profilaktycznych;
5) w zakresie transportu: realizacja zadań Gminy wynikających z ustawy o transporcie zbiorowym, w szczególności:
a) wydawanie zezwoleń na wykonywanie regularnych i regularnych specjalnych przewozów osób w krajowym transporcie drogowym na terenie Gminy,
b) wydawanie postanowień o uzgodnieniu wydania zezwolenia przez Starostę Goleniowskiego na wykonywanie regularnych i regularnych specjalnych przewozów osób w krajowym transporcie drogowym na terenie powiatu.
§ 21. Do zadań stanowiska pracy ds. funduszy zewnętrznych, promocji, turystyki i sportu należy:
1) w zakresie funduszy zewnętrznych:
a) realizacja zadań związanych z Unią Europejską oraz współpraca w tym zakresie z:
· organami administracji rządowej i samorządowej,
· przedstawicielstwem Rzeczypospolitej Polskiej przy Unii Europejskiej,
· instytucjami Unii Europejskiej,
· stowarzyszeniami i związkami funkcjonującymi na obszarze województwa, w których Gmina jest zrzeszona,
· samodzielnymi stanowiskami pracy w Urzędzie Gminy i jednostkami organizacyjnymi Gminy;
b) włączenie się w program informowania społeczeństwa o problematyce unijnej,
c) organizacja kontaktów i współpracy zagranicznej,
d) prowadzenie stałego monitoringu funduszy Unii Europejskiej oraz innych środków zewnętrznych i wyszukiwanie możliwości pozyskania środków na realizację projektów, mających na celu rozwój społeczno-gospodarczy Gminy,
e) przygotowywanie propozycji dotyczących zadań Gminy kwalifikujących się do wsparcia w ramach krajowych i europejskich funduszy pomocowych,
f) opracowywanie wniosków do właściwych organów o przyznanie funduszy i innych środków pomocowych z funduszy zewnętrznych,
g) monitorowanie i ocena realizowanych projektów finansowych z funduszy Unii Europejskiej,
h) prowadzenie ewidencji projektów związanych z pozyskiwaniem środków pozabudżetowych na terenie Gminy,
i) organizowanie szkoleń, doradztwo oraz pomoc w sprawach pozyskiwania pomocy finansowej dla sołectw i jednostek organizacyjnych Gminy,
j) konsultowanie dokumentów programowych z instytucjami zewnętrznymi oraz bieżąca współpraca z jednostkami zarządzającymi i monitorującymi realizację projektów współfinansowanych w ramach pomocy finansowej,
k) uczestnictwo w pracach zespołów opracowujących i przygotowujących projekty;
2) w zakresie promocji:
a) gromadzenie informacji o Gminie i przygotowywanie materiałów promujących Gminę na zewnątrz,
b) wypracowywanie strategii i taktyki promowania Gminy,
c) kreowanie pozytywnego wizerunku Gminy,
d) koordynowanie, organizowanie i uczestniczenie w działaniach na rzecz promocji Gminy,
e) przygotowywanie wydawnictw promocyjnych i informacyjnych o Gminie,
f) organizowanie i koordynowanie imprez promocyjnych,
g) współpraca z instytucjami wspierającymi rozwój lokalny,
h) opracowywanie, modyfikowanie i wdrażanie planów rozwoju lokalnego, strategii rozwoju Gminy oraz strategii rozwoju społeczno-gospodarczego Gminy,
i) realizacja zadań związanych z rozwojem Gminy;
3) w zakresie turystyki:
a) inicjowanie i podejmowanie działań w zakresie realizacji imprez turystycznych,
b) współdziałanie ze stowarzyszeniami turystyki w celu realizacji zadań gminnych,
c) opracowywanie projektów, planów i programów dotyczących turystyki;
4) w zakresie sportu:
a) inicjowanie i podejmowanie działań w zakresie realizacji imprez sportowych,
b) współdziałanie ze stowarzyszeniami i klubami sportowymi oraz udzielanie im pomocy w realizacji zadań,
c) zapewnienie bezpieczeństwa osób korzystających z Urządzeń kultury fizycznej oraz podczas imprez organizowanych przez Gminę,
d) inicjowanie i wspieranie przedsięwzięć mających na celu upowszechnianie kultury i kultury fizycznej.
§ 22. Do zadań stanowiska pracy ds. budownictwa, inwestycji, gospodarki komunalnej, planowania przestrzennego i zamówień publicznych należy:
1) w zakresie budownictwa, inwestycji i gospodarki komunalnej:
a) prowadzenie spraw wynikających z ustawy prawo budowlane, należących do kompetencji Gminy i przekazanych do realizacji w drodze porozumień,
b) współpraca z Powiatowym Inspektorem Nadzoru Budowlanego,
c) prowadzenie nadzoru technicznego nad realizowanymi przez Gminę inwestycjami i remontami,
d) uczestnictwo w odbiorach technicznych inwestycji i remontów,
e) opracowywanie materiałów niezbędnych do rozliczenia finansowego inwestycji i remontów w tym: określenie wartości wykonanej inwestycji i remontu oraz przygotowanie dokumentów przejęcia środka trwałego (OT) i przekazania środka trwałego (PT),
f) gromadzenie dokumentacji technicznej administrowanych obiektów i Urządzeń infrastruktury komunalnej,
g) prowadzenie spraw związanych z przekazywaniem inwestycji ukończonych do eksploatacji i zarządzania właściwym jednostkom organizacyjnym,
h) prowadzenie działań w zakresie zapobiegania nadzwyczajnym zagrożeniom środowiska przy współpracy ze stanowiskiem ds. Zarządzania Kryzysowego,
i) prowadzenie i nadzorowanie inwestycji gminnych, remontów i modernizacji mienia gminnego,
j) współpraca z Wojewódzkim Konserwatorem Zabytków,
k) zapewnienie funkcjonowania Urządzeń infrastruktury technicznej oraz nadzór nad ich eksploatacją i remontami (wodociągi, kanalizacja, drogi, oczyszczalnie, energia, telefonizacja),
l) organizacja i przeprowadzanie przetargów w zakresie inwestycji, remontów, modernizacji mienia gminnego zgodnie z ustawą o zamówieniach publicznych oraz przestrzeganie przepisów zawartych w tej ustawie,
m) realizacja zadań własnych Gminy wynikających z ustawy prawo energetyczne;
2) w zakresie planowania przestrzennego:
a) prowadzenie spraw z zakresu zagospodarowania przestrzennego Gminy oraz wydawanie odpisów i wyrysów,
b) prowadzenie oraz koordynacja prac związanych ze studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego Gminy,
c) przechowywanie oryginałów miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego w tym uchylonych i nie obowiązujących oraz studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego Gminy,
d) prowadzenie aktualizowanego rejestru miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego oraz wniosków o sporządzenie lub zmianę planu wraz ze skutkami ekonomicznymi na etapie projektów,
e) prowadzenie w porozumieniu z Referatem Budżetowo Finansowym oraz stanowiskiem pracy właściwym ds. rolnictwa, gospodarki gruntami i geodezji, spraw związanych z roszczeniami finansowymi wynikającymi z ustaleń miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego,
f) opiniowanie projektów podziałów nieruchomości pod kątem ich zgodności z ustaleniami miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego,
g) prowadzenie spraw związanych z przygotowaniem projektów decyzji administracyjnych dotyczących ustalenia warunków zabudowy,
h) prowadzenie spraw związanych z przygotowaniem projektów decyzji administracyjnych dotyczących nakazu wstrzymania użytkowania terenu do czasu wydania decyzji o warunkach zabudowy lub nakazu przywrócenia poprzedniego sposobu zagospodarowania,
i) prowadzenie rejestru wydanych decyzji o warunkach zabudowy oraz o ustaleniu lokalizacji inwestycji celu publicznego,
j) przygotowanie projektów decyzji administracyjnych stwierdzających wygaśnięcie wydanych decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu w związku z wejściem w życie miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego lub ich zmian w przypadkach przewidzianych przez prawo,
k) przygotowanie projektów decyzji administracyjnych stwierdzających za zgodą strony przeniesienie decyzji o warunkach zabudowy na rzecz innej osoby,
l) wydawanie zaświadczeń w sprawach różnych związanych z planowaniem i zagospodarowaniem przestrzennym,
m) analizowanie i diagnozowanie procesów urbanistycznych i budowlanych na obszarze Gminy,
n) opracowywanie projektów programów gospodarczych w tym wykonywanie prac studialnych i prognostycznych;
3) w zakresie zamówień publicznych:
a) prowadzenie postępowań o udzielenie zamówień publicznych oraz dokumentacji,
b) opiniowanie przedłożonych wniosków o udzielenie zamówienia publicznego w trybie innym niż przetarg nieograniczony lub ograniczony,
c) nadzór nad prawidłowością przeprowadzania wybranej procedury udzielania zamówienia,
d) sporządzanie okresowych informacji dot. udzielanych zamówień,
e) prowadzenie wewnętrznych szkoleń z zakresu ustawy Prawo zamówień publicznych,
f) udział w kontroli jednostek organizacyjnych w zakresie prawidłowości stosowania przepisów o zamówieniach publicznych.
§ 23. Do zadań stanowiska pracy ds. zarządzania kryzysowego, obrony cywilnej i ochrony środowiska należy:
1) w zakresie zarządzania kryzysowego i obrony cywilnej:
a) planowanie przedsięwzięć obronnych, obrony cywilnej i zarządzania kryzysowego,
b) przygotowywanie i zapewnienie działania systemu powszechnego ostrzegania i alarmowania ludności oraz systemu wykrywania skażeń,
c) opracowywanie, aktualizacja dokumentów dotyczących przygotowania obrony cywilnej oraz nadzór nad ich wykonaniem i realizacją,
d) tworzenie formacji obrony cywilnej,
e) prowadzenie z udziałem sił i środków OC akcji ratunkowych oraz likwidacji skutków klęsk żywiołowych,
f) prowadzenie magazynu i sprzętu obrony cywilnej,
g) prowadzenie dyżurów ćwiczebnych,
h) obsługa Gminnego Centrum Reagowania Kryzysowego,
i) współpraca z powiatowym i wojewódzkim wydziałem zarządzania kryzysowego,
j) przygotowywanie ludności i mienia komunalnego na wypadek „W”,
k) współdziałanie z organami wojskowymi,
l) nakładanie obowiązkowych świadczeń na rzecz obrony,
m) prowadzenie akcji kurierskiej;
2) w zakresie ochrony środowiska:
a) przestrzeganie przepisów i uchwał rady Gminy dotyczących realizacji przez osoby fizyczne i prawne zawartych postanowień w sprawie utrzymania porządku i czystości w gminie,
b) kontrola legalności korzystania ze środowiska przez osoby fizyczne, prawne i podmioty gospodarcze,
c) występowanie do wojewódzkiego inspektora ochrony środowiska o podjęcie działań w przypadku podejrzenia co do naruszania przez kontrolowany podmiot przepisów o ochronie środowiska,
d) wydawanie zezwoleń na usuwanie drzew i krzewów,
e) wnioskowanie o ukaranie winnych naruszania przepisów ustaw o utrzymaniu czystości i porządku oraz ochronie środowiska,
f) kontrolowanie oraz nadzorowanie działań w zakresie zieleni na terenie Gminy,
g) realizacja zadań z zakresu Gminnego Funduszu Ochrony Środowiska,
h) współdziałanie ze służbami weterynaryjnymi w zakresie zwalczania i zapobiegania chorobom zakaźnym zwierząt oraz czipowania psów,
i) realizacja zadań wynikających z ustawy o ochronie zwierząt oraz prawo łowieckie należących do zadań Gminy,
j) organizacja działań proekologicznych,
k) współdziałanie z innymi organami w zapobieganiu i likwidacji nadzwyczajnych zagrożeń środowiska,
l) współpraca ze służbami ochrony środowiska, inspekcją sanitarną, funduszami ochrony środowiska oraz organizacjami ekologicznymi,
m) współpraca przy opracowywaniu wniosków o pozyskanie środków finansowych na realizację inwestycji z zakresu ochrony środowiska,
n) nadzór nad wysypiskiem śmieci i oczyszczalnią ścieków,
o) realizacja zadań wynikających z ustawy Prawo Ochrony Środowiska,
p) realizacja zadań wynikających z ustawy o odpadach;
3) w zakresie BHP i współpracy z urzędem pracy:
a) współdziałanie z właściwymi urzędami pracy w zakresie zwalczania bezrobocia, organizacji robót publicznych, prac interwencyjnych,
b) nadzór nad dokumentacją finansową i magazynową prowadzoną w związku z zatrudnianiem bezrobotnych,
c) przeprowadzanie okresowych analiz stanu bezpieczeństwa i higieny pracy w Urzędzie i jednostkach podporządkowanych gminie, przedstawianie propozycji rozwiązań organizacyjnych i technicznych mających na celu zapobieganie zagrożenia życia i zdrowia pracowników oraz poprawę warunków pracy,
d) przeprowadzanie kontroli warunków pracy oraz przestrzeganie zasad i przepisów bhp,
e) bieżące informowanie Wójta i kierowników jednostek organizacyjnych Gminy o stwierdzonych zagrożeniach zawodowych wraz z wnioskami zmierzającymi do usuwania tych zagrożeń,
f) opracowywanie wewnętrznych zarządzeń Wójta, regulaminów i instrukcji ogólnych dotyczących bhp,
g) opiniowanie szczegółowych instrukcji bhp na stanowiskach pracy, które takich instrukcji wymagają,
h) prowadzenie dokumentacji dotyczącej wypadków przy pracy, w drodze do pracy i z pracy,
i) organizowanie szkoleń pracowników w zakresie bhp,
j) ustalanie i realizowanie potrzeb w zakresie środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego, których stosowanie na określonych stanowiskach jest niezbędne,
k) realizowanie zadań w zakresie czynników środowiska pracy,
l) nadzór nad realizacją i przebiegiem robót publicznych i prac interwencyjnych;
m) inicjowanie, prowadzenie i kontrolowanie zadań wynikających z przepisów bhp i p. poż. oraz szkolenie z bhp i p. poż. nowo przyjmowanych pracowników oraz stażystów i praktykantów.
§ 24. Do zadań stanowiska pracy ds. rolnictwa, gospodarki nieruchomościami i geodezji, należy:
1) w zakresie rolnictwa:
a) współpraca z organizacjami pozarządowymi działającymi na rzecz rolnictwa,
b) ustalenie warunków wyłączenia gruntów rolnych z produkcji rolniczej,
c) prowadzenie spraw z zakresu kwarantanny i ochrony roślin, nasiennictwa,
d) wydawanie decyzji w sprawach rekultywacji i zagospodarowania terenu,
e) współpraca z sołtysami w zakresie rolnictwa,
f) ustalanie odszkodowań za szkody wyrządzone przez zwierzynę leśną,
g) znakowanie zwierząt gospodarskich,
h) sprawowanie nadzoru nad gospodarką leśną w lasach nie stanowiących własności skarbu państwa;
2) w zakresie gospodarki nieruchomościami i geodezji:
a) prowadzenie spraw związanych z dokonywaniem podziału i rozgraniczeń nieruchomości, oceny przebiegu granic oraz zatwierdzanie projektów podziałów geodezyjnych,
b) prowadzenie spraw związanych z ustaleniem nazw miejscowości, ulic i obiektów fizjograficznych oraz numeracji porządkowej nieruchomości,
c) prowadzenie spraw związanych z przygotowaniem dokumentacji dot. wywłaszczenia nieruchomości bądź ustanawiania służebności gruntowych na rzecz Gminy,
d) prowadzenie spraw w zakresie gospodarowania i zarządzania komunalnymi nieruchomościami, w tym:
· ich zbywania;
· oddawania w użytkowanie wieczyste, w dzierżawę, najem, użyczenie i w trwały zarząd
wraz z wystawianiem dokumentów określających zobowiązania finansowe stron zawartych umów, kontrolą realizacji tych zobowiązań, a także dochodzenia zapłaty wierzytelności Gminy z tytułu zawartych umów,
e) prowadzenie spraw związanych z ustalaniem wartości nieruchomości komunalnych, opłat za korzystanie z nich, zlecenie do wyceny rzeczoznawcy,
f) prowadzenie w porozumieniu z Referatem Budżetowo Finansowym spraw związanych z przygotowaniem decyzji administracyjnych dotyczących opłat z tytułu wzrostu wartości nieruchomości oraz prowadzenie spraw związanych z egzekucją tych opłat,
g) prowadzenie spraw związanych z nabywaniem nieruchomości niezbędnych dla realizacji zadań Gminy,
h) prowadzenie spraw związanych z komunalizacją nieruchomości,
i) przygotowywanie w uzgodnieniu z Referatem Finansowo Budżetowym oraz Stanowiskiem ds. technicznych, budownictwa, gospodarki komunalnej i planowania przestrzennego dokumentów związanych z roszczeniami finansowymi wynikającymi z ustaleń miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego,
j) w porozumieniu ze Stanowiskiem ds. technicznych, budownictwa, gospodarki komunalnej i planowania przestrzennego zlecanie wykonywania operatów z wycenami nieruchomości do spraw związanych z przygotowaniem decyzji administracyjnych dot. opłat z tytułu wzrostu wartości nieruchomości,
k) prowadzenie spraw związanych z przejmowaniem na własność Gminy, nieodpłatnie lub za odszkodowaniem, nieruchomości w tym gruntów znajdujących się w liniach rozgraniczających, należących do osób fizycznych i prawnych,
l) prowadzenie spraw związanych z regulowaniem zapisów w księgach wieczystych nieruchomości stanowiących własność Gminy,
m) prowadzenie spraw związanych z naliczeniem opłat adiacenckich,
n) prowadzenie spraw dotyczących wykonywania prawa pierwokupu nieruchomości.
o) prowadzenie spraw związanych z inwentaryzacją nieruchomości stanowiących mienie komunalne,
p) prowadzenie spraw związanych ze scalaniem i wymianą gruntów,
q) badanie stanu własnościowego nieruchomości opuszczonych i porzuconych,
r) prowadzenie spraw związanych z określaniem stawek czynszów i opłat za lokalne i nieruchomości budynkowe,
s) analizowanie i diagnozowanie procesów gospodarki gruntami na obszarze Gminy i gmin sąsiednich dla prognozowania kierunków rozwoju gospodarczego,
t) prowadzenie spraw związanych z administrowaniem, gospodarowaniem i zarządzaniem należącymi do Gminy lokalami mieszkalnymi, użytkowymi oraz nieruchomościami budynkowymi,
u) prowadzenie spraw związanych z przyznawaniem i zamianą komunalnych lokali mieszkaniowych,
v) prowadzenie spraw związanych z przygotowaniem lokali socjalnych i zastępczych,
w) prowadzenie spraw związanych z egzekucją w sprawach lokalowych,
x) prowadzenie spraw w zakresie rozstrzygania sporów o przywrócenie stosunków wodnych na gruntach do stanu poprzedniego,
y) organizowanie przetargów na nieruchomości komunalne,
z) współpraca z wydziałami ksiąg wieczystych i statystyką państwową,
aa) realizacja przepisów ustawy prawo wodne,
bb) przeprowadzanie spisów rolnych i powszechnych,
cc) przygotowywanie sprawozdań statystycznych w zakresie prowadzonych zadań.
§ 25. Do zadań stanowiska pracy ds. informatycznych należy:
1) w zakresie spraw ogólnych:
a) administrowanie systemami, sieciami informatycznymi i teleinformatycznymi w Urzędzie, w tym archiwizowanie zasobów elektronicznych,
b) wdrażanie nowych systemów informatycznych i teleinformatycznych,
c) zabezpieczenie Urzędu w sprzęt informatyczny i teleinformatyczny oraz jego bieżące utrzymanie,
d) organizacja szkoleń pracowników Urzędu w zakresie wykorzystania zainstalowanego sprzętu i oprogramowania komputerowego,
e) koordynacja systemu komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej w Urzędzie, m.in. poczta elektroniczna, intranet, elektroniczny system obiegu dokumentów, podpis cyfrowy,
f) ochrona systemów i sieci teleinformatycznych dotyczących informacji niejawnych i współpraca w tym zakresie z Pełnomocnikiem do spraw ochrony informacji niejawnych,
g) nadzór nad właściwym zabezpieczeniem sprzętu oraz pomieszczeń w których przetwarzane są dane osobowe,
h) badanie ewentualnych naruszeń w systemie zabezpieczeń danych osobowych,
i) podejmowanie odpowiednich działań w celu właściwego zabezpieczenia danych,
j) pełnienie obowiązków redaktora BIP i bieżąca aktualizacja Biuletynu Informacji Publicznej Urzędu,
k) przeprowadzanie przetargów na zakup sprzętu komputerowego;
2) jako Administratora Bezpieczeństwa Informacji (art. 36 ust. 3 ustawy o ochronie danych osobowych):
a) przeciwdziałanie dostępowi osób niepowołanych do systemu, w którym przetwarzane są dane osobowe,
b) podejmowanie odpowiednich działań w przypadku wykrycia naruszeń zabezpieczeń lub podejrzenia naruszenia w systemie ,
c) nadzór nad fizycznym zabezpieczeniem pomieszczeń , w których przetwarzane są dane osobowe oraz nadzór nad kontrolą przebywających w nich osób,
d) nadzór nad naprawami, konserwacją oraz likwidacją Urządzeń komputerowych na których zapisane są dane osobowe,
e) zarządzanie hasłami użytkowników, systemami antywirusowymi i ich procedurami,
f) nadzór nad wykonywaniem kopii zapasowych, ich przechowywaniem oraz okresowym sprawdzaniem pod kątem ich dalszej przydatności,
g) nadzór nad obiegiem dokumentów zawierających dane osobowe,
h) nadzór nad prawidłowością archiwizacji oraz usuwania danych osobowych,
i) monitorowanie funkcjonowania zabezpieczeń wdrożonych celu ochrony danych osobowych,
j) nadzór nad prowadzeniem wymaganej dokumentacji,
k) wdrożenie szkoleń z zakresu przepisów dotyczących ochrony danych oraz stosowania środków technicznych i organizacyjnych przy przetwarzaniu danych w systemach informatycznych;
§ 26. Do zadań Komendanta Gminny Ochrony Przeciwpożarowej należy:
1) realizacja ustalonych przez wojewodę zadań krajowego systemu ratowniczo-gaśniczego na obszarze Gminy;
2) współpraca z komendantem powiatowym PSP w zakresie realizacji zadań KSRG;
3) inicjowanie prac i działań Gminy w zakresie zaopatrzenia obszaru Gminy w wodę do celów gaśniczych;
4) realizacja zadań w zakresie zapewnienia ochrony przeciwpożarowej i innych miejscowych zagrożeń terenu, gminnych obiektów i Urządzeń użyteczności publicznej;
5) przeprowadzanie w imieniu Gminy przeglądów z zakresu ochrony przeciwpożarowej;
6) udział w projektowaniu budżetu Gminy, w części dotyczącej ochrony przeciwpożarowej (w tym również funkcjonowania ochotniczych straży pożarnych);
7) udział w inspekcji gotowości do działań operacyjnych przeprowadzanych przez organy inspekcyjne PSP, jednostek OSP włączonych do KSRG na obszarze Gminy;
8) przeprowadzanie inspekcji gotowości do statutowych działań ratowniczych pozostałych ochotniczych straży pożarnych;
9) bieżąca współpraca ze starostwem oraz komendantem powiatowym PSP w zakresie ochrony przeciwpowodziowej oraz zapobiegania innym nadzwyczajnym zagrożeniom życia i zdrowia ludzi lub środowiska na obszarze Gminy;
10) współudział w opracowywaniu planów ratowniczych powiatu w części dotyczącej obszaru Gminy;
11) współpracę z komendantem powiatowym PSP w zakresie szkolenia członków ochotniczych straży pożarnych;
12) organizowanie i prowadzenie działań ratowniczych jednostek OSP na obszarze Gminy oraz udział w organizowaniu takich ćwiczeń na obszarze powiatu;
13) współudział w organizowaniu gminnych i powiatowych zawodów sportowo-pożarniczych;
14) udzielanie pomocy jednostkom OSP funkcjonującym na obszarze Gminy;
15) organizowanie systemu łączności, alarmowania i współdziałania między podmiotami i uczestniczącymi w działaniach gaśniczo – ratowniczych;
16) opracowywanie programów ochrony przeciwpożarowej jako części planu gospodarczego Gminy oraz czuwanie nad ich realizacją;
17) nadzorowanie działalności w zakresie ochrony przeciwpożarowej w gminnych jednostkach organizacyjnych;
18) prowadzenie na obszarze Gminy działalności z zakresu popularyzacji zasad ochrony przeciwpożarowej.
§ 27. 1. Do zadań Pionu Ochrony Informacji Niejawnych należy:
1) zapewnienie ochrony informacji niejawnych;
2) zapewnienie ochrony systemów i sieci teleinformatycznych, w których są wytwarzane, przetwarzane, przechowywane lub przekazywane informacje niejawne;
3) kontrola ochrony informacji niejawnych oraz przestrzegania przepisów o ochronie tych informacji;
4) okresowa kontrola ewidencji, materiałów i obiegu dokumentów;
5) opracowanie planu ochrony informacji niejawnych w Urzędzie i nadzorowanie jego realizacji;
6) szkolenie pracowników w zakresie ochrony informacji niejawnych.
2. Do zadań Pełnomocnika Ochrony należy:
1) współpraca z właściwymi jednostkami i komórkami organizacyjnymi służb ochrony państwa i bieżące informowanie Wójta o przebiegu tej współpracy;
2) opracowanie planu postępowania z materiałami zawierającymi informacje niejawne stanowiące tajemnicę państwową w razie wprowadzenia stanu nadzwyczajnego;
3) podejmowanie działań zmierzających do wyjaśnienia okoliczności naruszenia przepisów o ochronie informacji niejawnych;
4) przeprowadzanie zwykłego postępowania sprawdzającego.
3. Do zadań Kierownika Kancelarii Tajnej należy:
1) w zakresie kancelarii tajnej - czuwanie nad właściwym rejestrowaniem, przechowywaniem, obiegiem i wydawaniem dokumentów zawierających informacje niejawne oznaczone klauzulą „poufne” lub stanowiące tajemnicę państwową,
2) w zakresie bezpieczeństwa teleinformatycznego - bieżąca kontrola zgodności funkcjonowania sieci lub systemu teleinformatycznego ze szczególnymi wymaganiami bezpieczeństwa oraz za kontrolę przestrzegania procedur bezpiecznej eksploatacji, o których mowa w art. 61 ust. 2 ustawy o ochronie informacji niejawnych.
4. Do zadań administratora systemu teleinformatycznego należy:
1) opracowywanie projektów szczególnych wymagań bezpieczeństwa systemu lub sieci teleinformatycznej;
2) instalowanie systemu operacyjnego i przedzielanie uprawnień użytkownikom;
3) szkolenie użytkowników;
4) obsługa techniczna systemu;
5) wykonywanie kopii zapasowych danych;
6) sprawdzanie poprawności działania systemu oraz jego zabezpieczeń;
7) wdrażanie procedur bezpieczeństwa, ochrony antywirusowej oraz nadzorowanie funkcjonowania systemu;
8) opracowywanie planów awaryjnych i planu napraw systemu,
i) proponowanie zmian mających na celu zwiększenie bezpieczeństwa systemu lub sieci teleinformatycznej;
9) informowanie o stwierdzonych naruszeniach bezpieczeństwa systemu.
Rozdział VII
Organizacja działalności kontrolnej
§ 28. 1. System kontroli obejmuje kontrole zewnętrzne i wewnętrzne.
2. Kontrole zewnętrzne prowadzone są w jednostkach organizacyjnych Gminy przez pracowników Urzędu na podstawie upoważnienia wydanego przez Wójta. Zakres przedmiotowy kontroli zewnętrznej określają tezy kontrolne zatwierdzone przez zarządzającego kontrolą.
3. Kontrole wewnętrzne prowadzone są w komórkach organizacyjnych Urzędu i na stanowiskach pracy. Kontrola komórek organizacyjnych i stanowisk pracy Urzędu dokonywana jest w zakresie:
1) organizacji i dyscypliny pracy, terminowości i prawidłowości załatwiania spraw obywateli, przestrzegania przepisów kancelaryjnych – Sekretarz Gminy,
2) realizacji zadań wynikających z budżetu Gminy, prawidłowości załatwiania spraw finansowych w tym pobierania opłaty skarbowej – Skarbnik Gminy.
4. Kontrole zewnętrzne dokumentowane są przez kontrolujących w formie protokołów kontroli. Protokół powinien zawierać:
1) nazwę jednostki kontrolowanej,
2) datę i przedmiot kontroli,
3) imiona i nazwiska osób kontrolowanych,
4) syntetyczny opis stanu faktycznego,
5) stwierdzenie nieprawidłowości oraz ich przyczyny i skutki,
6) wydane zalecenia oraz termin ich realizacji,
7) osoby odpowiedzialne za stwierdzone nieprawidłowości,
8) pouczenie o prawie wniesienia wyjaśnień,
9) podpisy kierownika jednostki kontrolowanej lub osoby kontrolowanej oraz kontrolującego.
5. Kontrole wewnętrzne dokumentuje się w formie notatek służbowych z kontroli i gromadzi się na stanowisku pracy ds. organizacyjno-administracyjnych.
6. W wyznaczonym terminie należy przeprowadzić kontrolę sprawdzającą wykonanie zaleceń.
Rozdział VIII
Narady
§ 29. 1. W celu określenia lub skoordynowania określonych problemów społeczno-gospodarczych Gminy mogą być za zgodą Wójta lub na jego polecenie organizowane narady z udziałem zainteresowanych danym problemem osób.
2. Z każdej narady sporządza się protokół uwzględniający datę jej odbycia, porządek obrad, zwięzłe streszczenie dyskusji oraz podjęte wnioski i ustalenia.
3. Obsługę techniczno-biurową narady zapewnia jej organizator.
§ 30. 1. W celu przekazania zakresu realizacji określonych zadań oraz przekazywanie informacji mających znaczenie dla działalności Urzędu, mogą być organizowane narady pracowników.
2. Narady o których mowa w ust. 1 zwołuje i prowadzi Wójt lub upoważniona przez niego osoba.
3. Z narad tych sporządza się protokół oraz listę obecności.
Rozdział IX
Zasady przyjmowania obywateli w Urzędzie
§ 31. Przyjmowanie w Urzędzie osób w sprawach indywidualnych, w tym również w sprawach skarg i wniosków odbywa się przez:
1) Wójta:
a) w sprawach skarg i wniosków w każdy poniedziałek w godz. od 1300 do 1600. Jeżeli poniedziałek jest dniem wolnym od pracy przyjmowanie interesantów odbywa się w następny dzień pracy,
b) w pozostałych sprawach indywidualnych w pozostałe dni tygodnia w godzinach pracy Urzędu.
2) Sekretarza, Skarbnika oraz komórki organizacyjne i samodzielne stanowiska pracy – codziennie w godzinach pracy Urzędu.
§ 32. 1. Zgłaszający się interesanci przyjmowani są bez zbędnej zwłoki. Informacje są udzielane wyczerpująco w oparciu o przepisy kodeksu postępowania administracyjnego.
2. Udostępnianie akt indywidualnych w sprawach z zakresu administracji samorządowej następuje z zachowaniem przepisów ustawy o dostępie do informacji publicznej.
3. Informacje mogą być udzielane tylko w takim zakresie by nie naruszały przepisów ustawy o ochronie informacji niejawnych i ochronie danych osobowych.
§ 33. 1. Wszyscy pracownicy są zobowiązani do ścisłego przestrzegania zasad załatwiania spraw obywateli zawartych w kodeksie postępowania administracyjnego.
2. Pracownik prowadzący sprawę powinien działać w sprawie wnikliwie i szybko, posługując się możliwie najprostszymi środkami prowadzącymi do jej załatwienia.
§ 34. 1. Skargi, wnioski i listy powinny być traktowane jako sprawy bardzo pilne i terminowe.
2. Wszystkie skargi, wnioski i listy podlegają ewidencji w rejestrze prowadzonym przez stanowisko pracy do spraw organizacyjno-administracyjnych.
3. Odpowiedzi na skargi, wnioski i listy podpisuje Wójt lub z upoważnienia Wójta Sekretarz Gminy.
Rozdział X
Podpisywanie pism
§ 35. 1. Wójt Gminy podpisuje pisma:
1) kierowane do:
a) organów administracji publicznej,
b) związków i porozumień komunalnych, stowarzyszeń gmin oraz regionalnej izby obrachunkowej,
c) Rady Gminy, Przewodniczącego Rady Gminy i jednostek samorządu terytorialnego;
2) stanowiące:
a) odpowiedzi na interpelacje i wnioski radnych oraz skargi, wnioski i listy interwencyjne obywateli,
b) oświadczenie woli,
c) decyzje w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej;
3) ponadto:
a) mające ze względu na swój charakter duże znaczenie dla spraw społeczno-gospodarczych Gminy,
b) związane z reprezentowaniem Gminy na zewnątrz,
c) dotyczące nawiązania, trwania i rozwiązania stosunku pracy pracowników Urzędu.
2. W razie nieobecności Wójta, pisma wymienione w ust. 1 podpisuje Sekretarz Gminy w zakresie określonym w pełnomocnictwie.
3. Pisma kierowane do innych adresatów oraz innej treści i znaczeniu niż określone w ust. 1 podpisuje Sekretarz Gminy lub właściwi pracownicy zgodnie z upoważnieniem Wójta, stosownie do posiadanych kompetencji i uprawnień.
4. Pisma zastrzeżone do podpisu Wójta (ust. 1) przygotowują poszczególni pracownicy Urzędu stosownie do zakresu swego działania.
5. Przedkładający do podpisu pismo, stwierdza swoje autorstwo i prawidłowość jego przygotowania swoimi inicjałami.
Rozdział XI
Zasady obiegu korespondencji w Urzędzie
§ 36. 1. Do wglądu Wójta w celu zapoznania się i wydania stosownych dyspozycji wykonawczych, przekazuje się następującą korespondencję:
1) niezależnie od nadawcy, adresowane do:
a) Wójta,
b) Urzędu,
2) niezależnie od adresata z zastrzeżeniem ust. 3 i 4, pochodzące od:
a) organów rządowej administracji publicznej,
b) pozagminnych organów samorządowych,
c) rady Gminy i jej przewodniczącego,
d) organów innych gmin,
3) niezależnie od nadawcy i adresata, a dotyczące spraw lub stanowiące:
a) o charakterze reprezentacyjnym,
b) osobowych pracowników Urzędu,
c) protokoły kontroli i zarządzenia pokontrolne z kontroli przeprowadzonych przez organy kontrolne,
d) skargi i wnioski dotyczące działania Urzędu.
2.Inna, niż wymieniona w ust. 1 korespondencja, przekazywane jest bezpośrednio adresatom.
3.Korespondencję adresowaną do rady i jej organów przekazuje się w nienaruszonym stanie do samodzielnego stanowiska pracy do spraw obsługi organów Gminy.
4.Korespondencję adresowaną imiennie przekazuje się bezpośrednio adresatom.
§ 37. Zwróconą przez Wójta, przejrzaną i zadekretowaną korespondencję, przekazuje się za pośrednictwem stanowiska pracy ds. organizacyjno-administracyjnych po dokonaniu czynności kancelaryjnych do dalszego załatwienia określonym w zapisie pracownikom Urzędu lub innym osobom.
§ 38. Korespondencja wychodząca z Urzędu wysyłana jest według rodzajów zbiorowo przez pracownika wykonującego czynności kancelaryjne.
Rozdział XII
Pieczęcie i pieczątki
§ 39.1. Ewidencję pieczęci i pieczątek używanych w Urzędzie prowadzi stanowisko pracy ds. organizacyjno-administracyjnych. Z ewidencji tej powinno wynikać jak długo i w czyim użytkowaniu dana pieczęć lub pieczątka się znajduje.
2. Przekazywanie pieczęci i pieczątek pracownikom Urzędu odbywa się za pokwitowaniem w ewidencji, o której mowa w ust. 1.
3. Pracownicy odchodzący z pracy zdają pobrane pieczęcie i pieczątki na stanowisko pracy ds. organizacyjno-administracyjnych. Zdanie pieczątki lub pieczęci odnotowuje się w ewidencji o której mowa w ust. 1.
§ 40. Do osób dysponujących pieczęciami i pieczątkami należy:
1) kwalifikowanie dokumentów pod kątem potrzeby odciskania na nich odpowiednich pieczęci i pieczątek,
2) osobiste odciskanie pieczęci i pieczątek,
3) przechowywanie pieczęci i pieczątek pod zamknięciem i zabezpieczenie przed dostępem osób trzecich,
4) natychmiastowe informowanie przełożonego o kradzieży lub zagubieniu pieczęci lub pieczątek.
Rozdział XIII
Postanowienia końcowe
§ 41. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2008 r.
§ 42. Traci moc dotychczasowy regulamin, uchwalony Zarządzeniem Nr 62/2004 Wójta Gminy Osina z dnia 10 marca 2004 r. w sprawie regulaminu organizacyjnego Urzędu Gminy w Osinie.
Wójt Gminy
Wiesław Tomkowski
|
Wyszukaj w BIP
e~BOI
Działalność gospodarcza